你，开始准备年会了吗？
上周嘟妹讲了《如何办一场人人点赞的年会》，点击可回顾，读完基本可以上手。本周，嘟妹再跟大家唠唠那些隐藏在办年会过程中的“坑”，把它们一个个揪出来，帮你们仔细辨别~
办过年会的行政人都知道，走过最长的路恐怕就是筹办年会所遭遇的环环套路。所谓“前人栽树，后人乘凉”，行政前辈们那些年走过的风雨和随风雨飘落的秀发，足以让今天的我们借鉴。
前方有“路障”，请注意！
坑一：埋头苦干没沟通
一接到筹办年会的通知就匆忙开工，忙着询价、看场地、规划流程、收集节目……
咦，似乎忘了点什么？是的，你忘了沟通，忘了与老板沟通大致的年会风格和方向，也忘了和员工沟通，听听他们的想法，员工不断变动，喜欢的形式和内容也许早已发生了变化。
避坑指南
在年会策划时切忌埋头苦干，闭门造车。先总体观察一下今年公司发生了什么变化，比如人员变动、组织架构、社会大环境等，经综合考虑后确定年会的形式、主题、风格。
是延续企业文化走传统模式，还是采用新颖的年会形式？如果把筹办年会比作烹饪宴席，你作为筹办者，要满足不同人的“口味”，不仅需要经验丰富，有想法，有创意，能执行，还要有”用户意识”，你的宾客都有哪些人，他们喜欢什么样的年会。多沟通，常沟通，思维也可以开阔起来。
坑二：事必躬亲累成“狗”
筹办年会是个大工程，尤其是上千名员工的大企业。办年会又是一个细致活，因为这成百上千的员工以及领导都会参与，所以每个细节都需要照顾到。如果你是一个追求完美的“处女座”，那……你可能会身心俱疲。
避坑指南
当你成为年会大总管时，一定要记得自己的职责目标是什么。要把精力放在组织、策划、管理、监控上，不要沉溺执着于某个点，一不小心钻进牛角尖。学会合理分工，学会放手，用人不疑，终极目标是保证达成年会的整体效果。
坑三：突发状况无对策
世界上很难有百分百完美的事。即使你已尽力照顾到每个细节，在年会举办中还是可能出现各种各样的突发状况，比如：有人醉酒了，音响有问题，话筒没电了，或者员工不知道乘哪辆车去场地……如果没有应急方案，大脑空白，就麻烦了。
避坑指南
随着80后、90后进入职场，企业员工更年轻更多元，各种新颖的年会形式也逐渐流行。首先，时刻谨记“安全是首位”，提前做好安全、医疗保障措施。其次，对各个环节可能发生的状况尽行充分预估，制定规避措施，避免发生冷场、混乱、失序等状况。
坑四：供应商筛选挑花眼
年会中需要合作的供应商很多，比如活动创意策划、场地、食品餐饮、住宿、安保服务等。市面上可供选择的供应商也很多。究竟选择哪一家？这时候的你急需一双“火眼金睛”。
避坑指南
术业有专攻，专业的事情找专业的人做。在内部人力有限的情况下，如果有合适的供应商不妨把不擅长的工作外包，也许会取得更好的效果。
以嘟嘟比较擅长的年会用车为例。年会用车需选择服务管理成熟、规范的用车供应商，建议要签合同并规范好双方的职责义务。事先分工越详细、安排越详尽，现场会越顺利。
嘟嘟拥有百余场大型活动用车服务经验。一般在确定企业需求后，双方成立项目组，明确分工。嘟嘟项目组会实地探查场地，根据现场场地图规划司机、车辆排班以及员工现场疏散方案、车辆摆放方案等，并制作相关指引的物料、司机培训手册、组织司机培训并实地踩点。
在OPPO2019年年会中，共用车100+辆车，承载量8000余人。活动当天嘟嘟安排现场人员11人，车队调度4人，所有司机、车辆至少提前2小时到位。疏散高效，去程30分钟完成疏散，回程40分钟完成疏散。
最终，嘟嘟助力OPPO达成了四年来首次客户面0投诉的年会。
以上是年会筹办过程中通常需要避免的坑，请绕路行驶，办一场boss点头、员工满意的年会，今年的“敬业福”和奖金就稳了。不过，嘟妹相信：行政人们的苦与累，都会在看到大家举杯相庆以及年会圆满落幕后收获各方认可和赞扬的那一刻烟消云散！
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